Phase préalable et préparation du marché

Dans le régime classique, le choix de la procédure d'adjudication publique ou restreinte et de l'appel d'offres général ou restreint est libre. Par contre, le choix de la procédure négociée avec ou sans publicité préalable n'est permis que dans les cas limitativement prévus par la loi (article 17, § 2 et 3).

Dans le régime des secteurs spéciaux, la procédure négociée avec publicité préalable s'ajoute parmi les procédures dont le choix est libre. Par contre, le choix de la procédure négociée sans publicité préalable n'est également permis que dans des cas limitativement prévus par la loi (articles 39, § 2, et 59, § 2).

Le cahier spécial des charges

Le cahier spécial des charges contient les clauses contractuelles applicables à un marché déterminé et les spécifications imposées par le pouvoir adjudicateur.

En adjudication publique et en appel d'offres général, ce document est mis à la disposition de toutes les entreprises marquant leur intérêt après lecture de l'avis publié.

En adjudication restreinte, en appel d'offres restreint et en procédure négociée avec publicité préalable, ce document n'est envoyé qu'aux entreprises ayant posé leur candidature après lecture de l'avis publié et qui ont été sélectionnées par le pouvoir adjudicateur. Ce document est normalement annexé à l'invitation à remettre offre.

En procédure négociée sans publicité préalable, plusieurs approches sont à distinguer :

1. lorsque le montant à approuver ne dépasse pas 5.500 € HTVA, le marché peut être constaté par simple facture acceptée. Cela signifie que l'existence du contrat se constate a posteriori, par le paiement de la facture. Dans ce cas, il n'y a donc pas de cahier spécial des charges ;
2. pour les marchés dont le montant à approuver dépasse 5.500 € HTVA, un écrit constatant l'existence du contrat s'impose. Dès lors, un cahier spécial des charges sera normalement élaboré, allant du contenu d'un bon de commande jusqu'à un document dont la taille varie selon l'importance et la difficulté du marché.