Voorafgaande fase en voorbereiding van de opdracht

In het klassieke stelsel kan vrij worden gekozen voor de openbare of beperkte aanbesteding en de algemene of beperkte offerteaanvraag. Opteren voor de onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking is evenwel slechts toegestaan in de door de wet limitatief opgesomde gevallen (artikel 17, §§ 2 en 3).

In het stelsel van de speciale sectoren is het evenwel ook mogelijk om vrij te kiezen voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Opteren voor de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is ook daar slechts toegestaan in de door de wet limitatief opgesomde gevallen (artikelen 39, § 2, en 59, § 2).

Het bestek

Het bestek bevat de contractuele bepalingen die van toepassing zijn op een bepaalde opdracht en de door de aanbestedende overheid opgelegde specificaties.

Bij openbare aanbesteding en algemene offerteaanvraag wordt dit document overgemaakt aan alle ondernemingen die belangstelling hebben voor de opdracht na de bekendgemaakte aankondiging te hebben gelezen.

Bij beperkte aanbesteding, beperkte offerteaanvraag en onderhandelingsprocedure met bekendmaking, wordt dit document enkel overgemaakt aan de ondernemingen die hun kandidatuur hebben ingediend na de bekendgemaakte aankondiging te hebben gelezen en die door de aanbestedende overheid werden geselecteerd. Het wordt gewoonlijk gevoegd bij de uitnodiging tot het indienen van een offerte.

Bij onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking zijn er twee mogelijkheden :

1. wanneer het goed te keuren bedrag niet hoger ligt dan 5.500 € exclusief BTW, kan de opdracht gewoon met een aanvaarde factuur worden gegund. Dit betekent dat het bestaan van de overeenkomst a posteriori bevestigd wordt, via de betaling van de factuur. In dat geval is er dus geen sprake van een bestek;
2. voor de opdrachten waarvan het goed te keuren bedrag hoger ligt dan 5.500 € exclusief BTW, is een schriftelijk document vereist waarin het bestaan van de overeenkomst wordt bevestigd. Bijgevolg zal gewoonlijk een bestek worden opgesteld. Dit kan een bestelbon zijn. Het kan echter ook gaan om een document waarvan de omvang in verhouding zal staan tot het belang en de moeilijkheidsgraad van de opdracht.